Event-Registrierung per luca und Corona-Warn-App:
Was Du als Veranstalter über die digitale Teilnehmererfassung wissen musst
- 05. Juli 2021
Laut aktuellen Corona-Regeln sind Veranstalter dazu verpflichtet, die Kontaktdaten von allen Besucher*innen ihres Events zu erfassen. Zu Beginn der Pandemie lagen noch Zettel und Stifte für die Datenerfassung bereit ... inzwischen läuft die Teilnehmererfassung größtenteils digital. Die schnelle und komfortable Registrierung mit App und QR-Code hat sich in den letzten Wochen und Monaten zunehmend etabliert. Ziel der digitalen Registrierung ist im Fall der Fälle, d.h. wenn es zu Corona-Infektionen kommen sollte, Ansteckungs-Cluster schnell zu erkennen, Besucher*innen zu warnen und Infektionsketten zielgerichtet zu stoppen.
Wie funktioniert das QR-Code-Check-In-System? Was muss ich als Veranstalter beachten?
Seit dem Update auf Version 2.0 bietet die offizielle Corona-Warn-App für Veranstalter die Möglichkeit, einen QR-Code für das eigene, bevorstehende Event zu erstellen. Dieser Code enthält alle wichtigen Informationen zur Veranstaltung: Ort, Datum, Art des Events. Der QR-Code ist sozusagen die Basis für das Check-In-System und wird in der Corona-Warn-App „Event-Registrierung” genannt.
Das Feature ist direkt auf der Startseite zu finden: „Sie planen eine Veranstaltung?“ und direkt darunter der Button „QR-Code erstellen“. Das Menü führt durch die Erstellung, zunächst kann aus verschiedenen Arten von Orten ausgewählt werden (öffentliches Gebäude, Bildungsstätte etc.) oder manuell ein „anderer Ort“ eingegeben werden. Dann trägt man die Art des Events ein: Konzert, Vereinsaktivität etc. Auch hier kann ein „anderes Event“ individuell angegeben werden, wie z.B. Workshop, Lesung o.ä. Die Benutzerführung ist einfach und verständlich.
Weitere Infos zur Event-Registrierung über die Corona Warn App findest Du hier: https://www.bundesregierung.de/...
In der luca App legst Du als Veranstalter am Desktop zunächst ein Veranstalter-Profil an, um Dein Event als "luca Location" zu registrieren. Danach erhältst Du einen „privaten Schlüssel“, d.h. eine Schlüsseldatei, die (ungeöffnet) abgespeichert werden muss. Auch im luca System wirst Du Stück für Stück durch das Menü geführt (Standort/Unternehmen/Adresse eingeben). Unter dem Button „QR-Code erstellen“ startet am Ende der Code-Download.
Eine vollständige Anleitung für die Nutzung der luca App als Veranstalter findest Du in Form eines Erklärvideos hier: https://www.luca-app.de/locations/
Wichtig bei der Event-Registrierung ist außerdem die Angabe, wie lang Deine Veranstaltung in etwa dauert. Hier reicht eine ungefähre, erfahrungsgemäße Zeitangabe. Der QR-Code für das Event lässt sich nach dem Download ausdrucken. Besucher*innen können den Code nun über ihre Corona-App scannen (Reiter „Check-In“) und sind innerhalb weniger Sekunden eingecheckt.
Check-In & Check-Out: Service-Tipp für Veranstalter
- Check-In: Den QR-Code der Veranstaltung mehrfach vergrößert ausdrucken und im Einlassbereich großzügig verteilt und gut sichtbar aufhängen oder an einen Aufsteller montieren. So kann sich das Publikum parallel und zügig registrieren!
- Check-Out: Teilnehmer*innen können sich nach der Veranstaltung manuell innerhalb der App auf ihrem Smartphone abmelden. Doch der Check-Out wird gerne vergessen. Komfortabler ist es, als Veranstalter einen automatischen Check-Out zu einem bestimmten Zeitpunkt einzustellen. Besucher*innen erhalten dann eine Check-Out-Benachrichtigung.
Welche Vorteile hat die digitale Event-Registrierung für Dich als Veranstalter?
Beide Apps haben den Vorteil, den Registrierungsvorgang zu vereinfachen und vor allem – zu beschleunigen. Nichts ist unerfreulicher als lange Wartezeiten am Eingang. Ein sicherer Stimmungskiller. Inzwischen hat sich das Publikum durch Gaststätten- und Friseurbesuche daran gewöhnt, das Handy zu zücken und sich per Code-Scan anzumelden. Das vermeidet unnötige Wartezeit. Und auch als Veranstalter hat man es im Fall der Fälle leichter, weil man die Teilnehmer*innen-Daten nicht als „Zettelwirtschaft“ manuell ans Gesundheitsamt übermitteln muss. Die Features sind bei beiden Apps für Veranstalter kostenlos.
Wo liegt der Unterschied zwischen Corona-Warn-App und luca App?
Die Event-Registrierung über das QR-Code-Check-In-System funktioniert in der luca App und der Corona-Warn-App nahezu identisch. Es gibt jedoch einen großen Unterschied: Während bei der Corona-Warn-App die Check-In-Daten lokal auf dem Smartphone gespeichert und nach zwei Wochen automatisch gelöscht werden, liegen sie bei der luca App auf den Servern des Anbieters – der sie allerdings nicht auslesen oder entschlüsseln kann. Die Daten werden bei beiden Apps anonymisiert an das Gesundheitsamt weitergegeben, die diese dann als Einzige decodieren können. Das Feature der "luca Locations" kann nur genutzt werden, wenn das zuständige Gesundheitsamt mit dem luca System ausgestattet ist.
Für Veranstalter macht es Sinn, beide Check-Ins anzubieten – was bereits vielfach zu beobachten ist. Manche Besucher*innen nutzen die luca App, andere die Corona-Warn-App. Wenn Du als Veranstalter Check-In-Codes beider Apps anbietest, d.h. für Dein Event in beiden Apps einen Veranstaltungs-Code erstellst, bist Du ohne Zweifel auf der sicheren Seite!
Publikum auf Eigeninitiative und verantwortungsvolles Handeln hinweisen!
Noch ein wichtiger Hinweis, den Du als Veranstalter an Dein Publikum weitergeben solltest: Das ganze System funktioniert nur, wenn die App-Nutzer und Besucher Deiner Veranstaltung nach einem positiven Covid-19-Test ihren Diagnoseschlüssel über die App(s) auch teilen – nur so können andere Menschen informiert und gewarnt werden!
Schon gewusst?
Um Veranstaltungsbesucher vorab detailliert über die Maßnahmen zur COVID-19-Prävention zu informieren, kannst Du die Informationen hierzu bei eventfinder komfortabel in einem eigenen Formularfeld hinterlegen. Probiere es doch einfach mal aus: Jetzt Veranstaltung eintragen!
Weitere Informationen zum Thema Hygienekonzepte für Veranstaltungen findest Du in unserem ausführlichen Blogbeitrag.