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Event-Sponsoren finden

Wie du Sponsoren für dein Event findest: Unsere Schritt-für-Schritt-Anleitung für Veranstalter

  • 10. Mai 2023

Die Organisation einer Veranstaltung erfordert viel Planung und Ressourcen – nicht nur personelle Power, sondern vor allem auch finanzielle Mittel. Sponsoren können dich dabei unterstützen, hohe Veranstaltungskosten – besonders im Vorfeld, wenn noch kein Ticket verkauft ist – zu stemmen. Ob Sportveranstaltung, Festival, Stadtfest oder Kulturevent – die rechtzeitige Suche nach Sponsoren kann helfen, Kosten zu senken und deine Veranstaltung zum Erfolg zu führen. Aber wie findest du Sponsoren für dein Event und wie überzeugst du sie von deiner Veranstaltungsidee? In diesem Artikel geben wir dir einige Tipps, die Dir dabei helfen können.

Sponsoren-Suche für deine Veranstaltung: Schritt-für-Schritt zum richtigen Partner

1. Erstelle eine Liste potenzieller Sponsoren für dein Event

Bevor du potenzielle Sponsoren kontaktierst, ist es wichtig, eine Liste mit potenziellen Partnern zu erstellen. Überlege, welche Unternehmen oder Organisationen Interesse an deiner Veranstaltung haben könnten. Welche Unternehmen sind z.B. in der Nähe der Veranstaltung ansässig oder stehen in irgendeiner Weise mit dem Event-Thema oder der Branche in Verbindung? Nutze hier auch deine Kontakte und Beziehungen, um Empfehlungen zu erhalten. Vielleicht hat im Kollegenkreis bereits jemand Erfahrung, welche Unternehmen gerne sponsern. Achte dabei auch darauf, dass deine potenziellen Sponsoren eine Verbindung zu deiner eigenen Zielgruppe haben.

2. Recherchiere Hintergrundinformationen zu den möglichen Sponsoren

Sobald du eine Liste potenzieller Sponsoren erstellt hast, solltest du diese gründlich recherchieren. Informiere dich über das Unternehmen, dessen Produkte und Dienstleistungen, Zielgruppen und Unternehmensziele. Nur wenn du diese Informationen kennst, kannst du deine Idee auf die Bedürfnisse des Unternehmens abstimmen und eine passende Kooperation vorschlagen, von dem beide Seite profitieren.

3. Schaffe einen realen Mehrwert für deine Event-Sponsoren

Sponsoren sind in der Regel daran interessiert, ihre Bekanntheit und ihr Image zu steigern. Du solltest daher sicherstellen, dass du den potenziellen Sponsoren einen klaren Mehrwert bieten kannst. Überlege, welche Vorteile Dein Sponsor konkret haben könnte, z.B. durch eine größere Zielgruppe oder eine höhere Sichtbarkeit. Was hat dein zukünftiger Sponsor davon, dass er dein Event finanziell unterstützt? Warum sollte das Unternehmen gerade dieses Event supporten?

4. Entwickle ein überzeugendes Sponsoring-Konzept

Um potenzielle Sponsoren für eine Veranstaltungskooperation zu gewinnen, solltest du ein überzeugendes Konzept entwickeln, das deine Idee und die Vorteile für den Sponsor klar darstellt. Formuliere Möglichkeiten der Zusammenarbeit: Das können kostenlose VIP-Tickets für das Unternehmen und dessen Kunden sein, analoge und digitale Werbebanner oder auch das Angebot, sich auf der Veranstaltung selbst als Unternehmen zu präsentieren. Das Konzept sollte auch Informationen zu den erwarteten Besucherzahlen, der Art des Events und der geplanten Vermarktung enthalten. Dein Sponsoring-Konzept sollte auch den Betrag enthalten, den du von dem Sponsor erfragen möchtest. Der Betrag hängt von der Größe der Veranstaltung und den Vorteilen ab, die du dem Sponsor bieten kannst. Es ist wichtig, dass du einen Betrag aufstellst, der realistisch und fair ist. Achte darauf, dass das Konzept professionell und ansprechend gestaltet ist.

Tipps um Sponsoren zu finden für Veranstaltung eventfinder

Ob VIP-Tickets, Banner-Werbung, Produkt-Präsentationen vor Ort oder das Verteilen von Goodie Bags: dein Event-Sponsor erwartet eine Gegenleistung für den Support.

eventfinder Tipp:

Stelle verschiedene Sponsor-Packages zusammen. Für einen niedrigen Sponsor-Betrag erhält das Unternehmen z.B. eine Erwähnung auf der Veranstaltungs-Website und kleinere Goodies wie Merchandise-Produkte, bei einem größeren finanziellen Support bekommt das Unternehmen z.B. einen gesonderten Bereich auf dem Event zur Verfügung, um dort vor Ort seine Produkte zur Eigenwerbung zu präsentieren. Sei kreativ!

5. Richtige Kontaktaufnahme mit potenziellen Sponsor-Unternehmenn

Sobald du deine Liste und dein Konzept vorbereitet hast, kannst du mit der Kontaktaufnahme beginnen. Am besten wendest du dich direkt an den Entscheidungsträger im Unternehmen und stellst dich und deine Idee kurz vor. Bitte um ein persönliches Treffen oder ein Telefonat, um das Sponsoring-Konzept im Detail zu besprechen. Falls du gebeten wirst, zunächst erste Informationen vorab per E-Mail zu senden, erfrage unbedingt einen persönlichen Emailkontakt und einen konkreten Ansprechpartner, damit deine Anfrage nicht im allgemeinen Posteingang des Unternehmens untergeht. Auch hier gilt: Je besser deine „Bewerbung“ als potenzieller Kooperationspartner aufbereitet ist (z.B. als übersichtliche PDF-Präsentation), umso besser sind die Erfolgsaussichten.

6. Follow-up deiner Sponsoring-Anfrage

Wenn du ein Treffen oder ein Telefonat vereinbart hast, solltest du im Anschluss unbedingt ein Follow-up durchführen. Sende dem potenziellen Sponsor nochmals dein Konzept. Stelle sicher, dass du auf Fragen oder Feedback des Sponsors schnell und professionell reagierst.

7. Aufsetzen eines Sponsoren-Vertrags ist ein wichtiges To-Do

Wenn deine Sponsor-Suche für dein Event erfolgreich war, schließe einen Sponsoring-Vertrag ab. Damit ist für beide Seiten sichergestellt, welche Leistungen, Bedingungen und Vereinbarungen ausgehandelt wurden. So gibt es später keine Missverständnisse oder Probleme. Manchmal sind die Erwartungen der Sponsoren hoch. Achte darauf, dass deine Gegenleistung für den gesponserten Betrag genau definiert ist.

Fazit

Die Suche nach Sponsoren kann eine Herausforderung sein, aber auch wenn du auf erste Anfragen Absagen erhalten solltest, bleib dran. Überarbeite deine Liste potenzieller Sponsoren, recherchiere noch gründlicher und überdenke dein Sponsoring-Konzept. Learning by doing!

Denke auch daran, dass du deine Sponsoren nicht nur während der Veranstaltung, sondern auch danach gut betreuen solltest. Teile den Sponsoren Ergebnisse und Erfolge deiner Veranstaltung mit. Eine langfristige und erfolgreiche Zusammenarbeit ist für beide Seiten von Vorteil.

Mit unseren Tipps hast du nun eine Schritt-für-Schritt-Anleitung an der Hand, um effektiv Sponsoren für dein Event zu finden. Wir wünschen viel Erfolg!

Übrigens

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